Rok 2003

 

 

 

 

 

 

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Skąpe zwany dalej Regulaminem, określa:
1. Zakres działania i zadania Urzędu Gminy Skąpe zwanego dalej Urzędem,
2. Organizację Urzędu Gminy Skąpe,
3. Zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Skąpe,
4. Zakres działania kierownictwa Urzędu Gminy Skąpe, referatów oraz poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.

 

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Skąpe,
2. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Skąpe,
3. Radzie - należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Skąpe,
4. Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku - należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Skąpe, Zastępcę Wójta Gminy Skąpe, Sekretarza Gminy Skąpe, Skarbnika Gminy Skąpe.

 

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy, przy pomocy której Wójt Gminy Skąpe wykonuje swoje zadania określone:
1) ustawą z dnia 8 marca 1990r.o samorządzie gminnym (tj.Dz. U. z 2001r. nr 142, poz.1591 z późn. zm)
2) ustawą z dnia 17 maja 1990r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gmin a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 34, poz. 198 z późn.zm.)
3) ustawą z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.)
4) Statutem Gminy Skąpe, zwanym dalej Statutem.
2. Urząd Gminy Skąpe jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu Gminy Skąpe jest miejscowość Skąpe.

 

 

1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Wójta, Rady Gminy i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w gminie.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych),
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

 

Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji, w szczególności:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków.
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) przechowywanie akt,
d) przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

 

 

1. Kierownictwo Urzędu:
- Wójt Gminy Skąpe (WG)
- Zastępca Wójta (ZWG),
- Skarbnik Gminy (SKG),
- Kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich (ORG),
- Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa, Środowiska i Zamówień Publicznych (GRŚiZP).

2. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy:
- Referat Finansowo - Budżetowy (FB)
- Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich (ORG),
- Referat Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa, Środowiska i Zamówień Publicznych (GRŚiZP).
- Pełnomocnik d/s Ochrony Informacji Niejawnych (POI)
- Radca Prawny (RP)
- Samodzielne stanowisko ds. Rozwoju Lokalnego i Promocji Gminy (PRG)

3. Podziału Referatów na stanowiska pracy dokonuje Wójt w drodze zarządzenia wewnętrznego.
4. Strukturę organizacyjną urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

 

Urząd działa według następujących zasad:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) planowania pracy,
6) kontroli wewnętrznej,
7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne Referaty i samodzielne stanowiska oraz wzajemnego współdziałania,

 

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

 

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

 

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i ustawy o finansach publicznych.

 

1. Urzędem kieruje Wójt bezpośrednio przy pomocy swojego Zastępcy, Skarbnika oraz Kierowników referatów, którzy odpowiadają przed Wójtem za wykonanie powierzonych im zadań.
2. Wykonując wyznaczone przez Wójta zadania - Zastępca zapewnia w powierzonym mu zakresie - kompleksowe rozwiązanie problemów wynikających z zadań gminy.
3. Kierownicy poszczególnych Referatów oraz Osoby na samodzielnych stanowiskach wykonują swoje zadania w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.
4. Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
5. Pracownik jest obowiązany do służbowego podporządkowania się i wykonywania poleceń przełożonych. Jest indywidualnie odpowiedzialny za wykonanie powierzonych mu obowiązków i zadań, stosownie do zakresów czynności.

 

1. Pracownicy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referaty są zobowiązane do współdziałania z poszczególnymi stanowiskami oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy w szczególności w zakresie wymiany i obiegu informacji oraz wzajemnych konsultacji.

 

 

Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:
1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2) prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
5) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
6) ogólny nadzór nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
7) upoważnianie swojego Zastępcę lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
8) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
9) wykonywanie innych zadania zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.

 

1. Zastępca Wójta podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Wójta.
2. Zastępca Wójta wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
3. Zastępca Wójta może pełnić funkcję Sekretarza Gminy.
4. Zastępca Wójta pełni funkcję pełnomocnika ds. informacji niejawnych.

 

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
1) opracowywanie projektów Regulaminów i jego zmian,
2) opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
3) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
4) przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
5) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami i stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
6) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
7) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
8) nadzór nad przygotowywaniem odpowiedzi na interpelacje radnych,
9) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji,
10) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
11) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
12) prowadzenie rejestru przepisów prawa miejscowego i jego udostępnianie,
13) prowadzenie i udostępnianie mieszkańcom zbiorów Dz.U. i M.P.,
14) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

 

1. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu.
2. Skarbnik pełni funkcję kierownika Referatu Finansowo - Budżetowego.
Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2) kierowanie pracą Referatu Finansowego,
3) zapewnienie i przestrzeganie prawidłowej realizacji budżetu gminy,
4) nadzorowanie i kontrola gospodarki finansowej jednostek pomocniczych gminy oraz gminnych jednostek organizacyjnych,
5) dokonywanie okresowych analiz i oceny realizacji budżetu gminy i przedkładanie ich odpowiednim organom gminy,
6) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
7) współdziałanie w opracowywaniu projektu budżetu,
8) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
9) przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w sprawie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu gminy oraz w sprawach związanych z podatkami i opłatami lokalnymi,
10) opracowanie procedury kontroli finansowej poprzez przygotowanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących w szczególności:
a) zakładowego planu kont.
b) obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych i ich archiwizacji,
c) gospodarki finansowej,
d) gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi.
11) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.

 

 

1. Do wspólnych zadań Referatów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
5) przechowywanie akt,
6) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
7) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
8) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
9) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta.

2. Ogólne obowiązki Kierowników Referatów jako przełożonych służbowych określa Regulamin Pracy Urzędu.

 

Do zadań Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
I. W zakresie prowadzenia Sekretariatu:

1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji,
3) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
4) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Zastępcę Wójta,
5) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
6) przechowywanie pieczęci urzędowych,
7) prowadzenie archiwum zakładowego,
8) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy.

II. W zakresie spraw Organizacyjno - Administracyjnych:

1) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
2) wykonywanie czynności związane z prowadzeniem remontów pomieszczeń urzędu, napraw oraz konserwacja budynku,
3) obsługi techniczno - materiałowej oraz gospodarczej Urzędu - wyposażenia, eksploatacji i konserwacji urządzeń technicznych oraz biurowych, zakupu oraz gospodarowania materiałami biurowymi,
4) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
5) prowadzenie księgi inwentarzowej.
6) zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu,
7) ewidencja przedsiębiorców,
8) prowadzenie rejestru zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
9) ustalenie i nadzorowanie opłat za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych,
10) przyjmowanie oświadczeń o obrotach napojami alkoholowymi w placówkach.
11) ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
12) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy i jej komisje,
13) przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
14) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta,
15) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań i prowadzenie ich zbioru,
16) zaopatrzenia i wyposażenia w godła, flagi, pieczęcie urzędowe, stemple oraz prowadzenia ich ewidencji,
17) administrowania oraz prowadzenie tablic urzędowych, ogłoszeniowych i informacyjnych
18) obsługa narad konferencji, spotkań i uroczystości, których organizacje powierzono Urzędowi.
19) administrowanie i obsługa Biuletynu Informacji Publicznej.

III. W zakresie spraw kadr i BHP:

1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
2) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
3) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
4) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
5) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
6) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
7) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
8) ewidencja czasu pracy pracowników,
9) kompletowanie wniosków emerytalno rentowych.
10) okresowa analiza stanu bhp,
11) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
12) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
13) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
14) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
15) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
16) udział w dochodzeniach powypadkowych,
17) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
18) udział w przeprowadzeniu wyborów parlamentarnych, samorządowych, referendach i in.,

IV. W zakresie prowadzenia Spraw Obywatelskich:

1) prowadzenie ewidencji ludności i wydawanie dowodów tożsamość,
2) wydawanie decyzji w sprawach ewidencji ludności,
3) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców i współpraca z urzędnikiem wyborczym przy realizacji zadań związanych z wyborami i referendami,
4) prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń i zbiórek,
5) prowadzenie spraw administratora bezpieczeństwa informacji i wdrażanie systemu ochrony danych osobowych,
6) współudział w przygotowaniu i prowadzeniu narodowego spisu powszechnego,
7) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o cudzoziemcach oraz ustawy o repatriacji,
8) koordynacja współdziałania samorządu z Komendantem Gminnym OPS w zakresie realizacji zadań gminy dotyczących ochrony p.poż,
9) przyjmowanie zgłoszeń: meldunkowych, zamieszkania, zmiany miejsca zamieszkania.

V. W zakresie prowadzenia spraw Oświaty, Kultury i Sportu:

1) przygotowywanie materiałów w sprawach zakładania, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych,
2) prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z utrzymaniem gminnych jednostek oświatowych,
2) przygotowywanie projektów sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
3) nadzór nad prawidłowym przygotowaniem arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjum,
4) nadzór nad zapewnieniem dzieciom do lat 6 rocznego przygotowania przedszkolnego,
5) zapewnienie bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły,
6) przygotowanie materiałów do oceny dyrektorów gminnych jednostek oświatowych,
7) współdziałanie z Kuratorium Oświaty i innymi instytucjami w zakresie oświaty.
8) prowadzenie spraw w zakresie kultury i sztuki oraz kultury fizycznej, związanych z wypoczynkiem i rekreacją,
9) prowadzenie spraw związanych z bibliotekami m.in. spraw tworzenia, łączenia, przekształcania i znoszenia bibliotek, nadawania im statutów oraz zapewnienia bibliotekom właściwych warunków działania,
10) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury,
12) realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,
13) realizacja zadań wynikających z ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz opracowywanie projektów planów gminnych w tym zakresie,
14) prowadzenie ewidencji placówek upowszechniania kultury,
15) współdziałanie ze społecznym ruchem kulturalnym,
16) przedstawianie projektów planów funduszy na działalność kultury fizycznej,
17) prowadzeniem spraw w zakresie ochrony zdrowia.

VI. W zakresie Obrony Cywilnej, Obronności i Spraw Wojskowych prowadzenie spraw związanych z:

1) przygotowaniem ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
2) współdziałania z organami wojskowymi,
3) administracją rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
4) orzekaniem o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela,
5) zasiłkami na utrzymanie rodziny oraz pokrywania należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych dla żołnierzy i członków ich rodzin,
6) tworzeniem formacji obrony cywilnej,
7) nakładaniem obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
8) świadczeniami na rzecz obrony,
9) udzielaniem pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,
10) zakwaterowaniem sił zbrojnych,
11) przygotowanie i prowadzenie dokumentacji AK,
12) gospodarka sprzętem OC,
13) prowadzenie kancelarii tajnej.

 

I. W zakresie spraw finansowo - analitycznych:

1) przygotowywania materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy, oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta,
2) udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu Gminy,
3) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
4) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,
5) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
7) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9) rozliczanie inwentaryzacji,
10) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
11) przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
13) prowadzenie spraw płacowych pracowników.

 

II. W zakresie spraw poboru podatków i opłat lokalnych:

1) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
2) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
3) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
4) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
5) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
6) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,
7) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i płat,
8) wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym w postępowaniu o zwolnienie od kosztów sądowych,

 

1) gospodarowaniem i zarządzaniem komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, w trwały zarząd oraz ich przekazywaniem na cele szczególne,
2) ustalanie ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,
3) organizowanie przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,
4) sprawy związane z nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
5) komunalizacja nieruchomości,
6) prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,
7) tworzenie zasobu gruntów i gospodarowaniem nim - zgodnie z zasadami określonymi w przepisach obowiązującego prawa,
8) prowadzenie spraw w zakresie rolnictwa, w szczególności dotyczących:
- leśnictwa i łowiectwa,
- zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,
- ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym:
a) przeznaczania gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne
b) wyłączania gruntów z produkcji,
c) rolniczego wykorzystania gruntów,
d) rekultywacji nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych i użyźniania innych gruntów,
9) przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią,
10) nasiennictwa.

II. W zakresie Gospodarki Przestrzennej, Dróg Publicznych, Inwestycji i Zamówień Publicznych:

1) planowanie przestrzenne,
2) prowadzenie spraw w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych:
- koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
- koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
- prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
- ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,
- dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
- prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
- prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
- rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania trenu,
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości.

3) Prowadzenie spraw w zakresie związanych z zarządzaniem drogami gminnymi:
a) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnej kategorii,
b) projektowanie przebiegu dróg,
c) budowę, modernizację i ochronę dróg,
d) zarządzanie drogami,
e) określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,
f) koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.

4) Prowadzenie spraw w zakresie inwestycji i zamówień publicznych:
a) przygotowanie procedury wyboru dostawcy, wykonawcy lub usługodawcy zgodnie z wymogami ustawy o zamówieniach publicznych dla dostaw, robót budowlanych i usług, których zamawiającym jest Gmina Skąpe,
b) przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia w oparciu o materiały dostarczone przez inne stanowiska pracy odpowiedzialne za realizację zadań ujętych w budżecie gminy Skąpe,
c) przygotowanie i przeprowadzenie przetargów w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych
d) prowadzenie rejestru udzielonych zamówień publicznych.

III. W zakresie Ochrony Środowiska, Melioracji oraz oświetlenia ulicznego w Gminie :

1) prowadzenie spraw związanych z ochroną i kształtowaniem środowiska w tym:
a) zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
b) ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,
c) ochrony środowiska przed odpadami,
d) utrzymanie porządku i czystości,
2) gospodarka wodno - ściekowa i zabezpieczenie przeciwpowodziowe,
3) utrzymania czystości w gminie, utrzymanie urządzeń sanitarnych, wysypisk i utylizacja odpadów komunalnych,
4) tworzenia i utrzymywania terenów zielonych, w tym zadrzewień i zalesień,
5) prowadzenia i utrzymania cmentarzy komunalnych,
6) rozpoznań geologicznych, gospodarki i ochrony zasobów złóż kopalin,
7) administracji i eksploatacji obiektów budowlanych użyteczności publicznej, dla których nie powołano odrębnych służb lub nie ustalono zarządu jednostek organizacyjnych gminy,
8) eksploatacji gminnych urządzeń techniczno - instalacyjnych, dla których nie powołano odrębnych służb lub nie powierzono ich eksploatacji innym podmiotom
9) nadzór i realizacja zadań związanych z planowaniem, budową i właściwą eksploatacją oświetlenia ulicznego w Gminie.

 

1) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
2) prowadzenie działalności informacyjnej, a w szczególności strony internetowej Urzędu oraz współpracy ze środkami masowego przekazu,
3) organizowanie współpracy Gminy z zagranicą,
4) prowadzenie ewidencji bazy turystycznej i wypoczynkowej,
5) podejmowanie działań zmierzających do pozyskiwania przez gminę środków w ramach funduszy przedakcesyjnych i akcesyjnych po wstąpieniu Polski do Unii Europejskiej,
6) prowadzenie ewidencji projektów realizowanych w ramach środków pomocowych z Unii Europejskiej,
7) monitorowanie form pozyskiwania środków pomocowych,
8) prowadzenie szkoleń, spotkań dla osób (przedsiębiorców, rolników) zainteresowanych tematyką pozyskiwania środków z funduszy Unii Europejskiej.

 

 

Do zadań pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należą sprawy związane z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej, w szczególności:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
2) ochrona systemów i sieci informatycznych,
3) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
6) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

 

 

1. Ogólne zasady postępowania za sprawami wnoszonymi przez strony określa Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków.
2. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna dla gmin - ustalona przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu z dnia 10 marca 2003r. zmieniające rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.Nr 69 poz. 636)
3. W Urzędzie obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w ust. 2 w ramach obowiązujących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
4. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw
5. Sekretariat prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków oraz listów wpływających do Urzędu. Rejestruje również skargi złożone w czasie przyjęć interesantów przez Wójta, jego Zastępcę oraz Radych Gmin - podczas dyżurów.

 

1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są na zasadach określonych w ustawie Kodeks postępowania administracyjnego oraz w przepisach szczególnych.
2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy odpowiednio do ustalonych zakresów obowiązków.
4. Kontrolę oraz koordynację działań urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym skarg, wniosków i listów sprawuje Kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. Dokonuje także okresowych ocen sposobu załatwiania tych spraw i przedkłada je Zastępcy Wójta.

 

1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
2) rozpatrywania spraw w miarę możliwości bezzwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu ich załatwienia,
3) informowania zainteresowanych o stanie załatwiania spraw ich spraw,
4) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia spraw, w przypadku zaistnienia takiej konieczności,
5) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydawanych decyzji.
2. Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a przede wszystkim przy zastosowaniu przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.

 

1. Wójt przyjmują interesantów we wszystkich sprawach, w tym w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonych dniach tygodnia w godzinach pracy Urzędu.
2. Zastępca Wójta, Skarbnik oraz Kierownicy Referatów przyjmują interesantów we wszystkich sprawach, w tym w sprawach skarg i wniosków każdego dnia, w ramach swoich możliwości czasowych.
3. Pracownicy przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy.
4. Rozkład czasu pracy Urzędu, dni i godziny przyjmowania interesantów przez Wójta określa Wójt.

 

 

Wójt podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy, instrukcje i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Referatów,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.

 

1. Zastępca Wójta z zastrzeżeniem § 27, podpisuje wszelkie pisma, z wyłączeniem decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, wynikające z przedmiotowego podziału zadań pomiędzy Wójtem a Zastępcą
2. Decyzje administracyjne, o których mowa w ust.1, Zastępca podpisuje w ramach udzielonych mu upoważnień na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym.

 

Kierownicy referatów podpisują:
1) pisma związane z zakresem działania Referatów, nie zastrzeżone do podpisu Wójta,
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali upoważnieni przez Wójta,
3) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Referatów i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk.

 

Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

 

 

Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.

 

Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

 

W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące - obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.

 

1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 31.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

 

1. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawuje Wójt osobiście lub przez swojego Zastępcę, Skarbnika i Kierowników Referatów.
2. Wójt lub z jego upoważnienia Zastępca zarządza przeprowadzenie kontroli określając jej temat, zakres i termin.
3. Kierownicy Referatów w ramach sprawowanej funkcji, prowadza w sposób ciągły kontrolę stanowisk pracy w kierowanym przez siebie referacie,

 

1. Kontrolę w jednostkach organizacyjnych Gminy wykonują pracownicy merytorycznych referatów.
2. Przeprowadzenie kontroli jednostek określonych w ust.1 zarządza Wójt na podstawie ustaleń z własnej inicjatywy, lub z innego wniosku.
3. W zarządzeniu kontroli określa się jej temat, zakres, termin oraz osoby upoważnione do jej przeprowadzenia.
4. Pracownicy przeprowadzają kontrolę na podstawie pisemnych upoważnień podpisanych przez Wójta lub jego Zastępcę.
5. Prawa i obowiązki Skarbnika w zakresie kontroli działalności finansowej określają odrębne przepisy wydane na podstawie ustawy o finansach publicznych.

 

1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Wójt.

 

W przypadku odmowy podpisania protokółu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.

 

1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu pokontrolnego.
2. Wójt może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.

 

 

Załączniki nr 1 do Regulaminu stanowi jego integralną część.

 

1. Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od jego ogłoszenia.

2. Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Skąpem, uchwalony Uchwałą Nr XXIX/164/2001 przez Radę Gminy Skąpe w dniu 07 listopada 2001r.

Wójt
/-/ Zbigniew Woch